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函证中心

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    《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》明确要求注册会计师恰当设计和实施函证程序,以获取相关、可靠的审计证据,强调注册会计师应当在函证过程中保持职业怀疑,提示注册会计师在确定是否实施函证程序、如何设计和实施不同形式的函证程序、评价函证程序的可靠性以及回函结果时需要关注和考虑哪些事项,以提高函证程序在审计中应对风险方面的有效性。

       函证作为审计工作中的重要环节,对多方互信需求较高。传统函证从形式到结果都存在诸多问题,单纯数字化的电子函证在保真、存证、安全等方面也遇到了挑战,搭建第三方公信力电子函证平台是大势所趋。函证中心,针对函证控制手工作业中存在的痛点,通过信息化管理手段规范函证程序,实现了审计质量和效率的提升。

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(图:CPAS函证中心 整体流程图)

       CPAS函证中心让传统的手工作业方式转变成统一标准的规范发函工作模式,基于灵活的函证模板支持,实现了函证信息导入、函证模板上传、防伪函证生成、短信功能提醒、并且集成顺丰快递和扫描设备,完成了函证的生成、授权、打印、盖章、收发、催收、扫描、核对、存档,平台同时支持函证的在线编辑、审核和批量打印,提供二次发函和异常处理功能,形成流程化、标准化、数据化和专业化的作业中心。这种全流程自动化管理模式,让审计人员可以专注于高风险领域,更好管控风险、提升质量和效率、降低函证作业成本。


       函证中心为事务所带来什么


● 提高函证程序全过程的风险控制能力

函证中心以项目为管理单元,对各业务分部和项目的函证生成、审核、打印、收发、存档进行全过程控制和监管,进一步降低信息流传递过程的舞弊风险。

● 促进函证程序规范化、标准化、精细化

函证中心制定统一、标准的函证程序,对项目组函证程序进行实时监管,达到规范函证程序的目标。如询证函设计、函证模板管理、函证过程控制、函证控制表编制等。

● 提升审计效率和降低管理成本

函证中心将函证生成、审核、邮寄、收函拆件、函证扫描存档等基础工作交给专人集中处理,节约了项目组入力成本,同时还解决了审计轨迹的保留和辨别问题,极大提高了审计效率和质量。


          CPAS函证中心功能亮点

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   01  批量数据处理,准确高效

系统支持批量电子表格导入、批量打印函证、报表批量导出,提高数据的准确度和处理效率。

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(图:函证数据导入Excel模板)

   02  定制化函证模板,灵活统一

根据函证类型不同,由总所统一设计标准、规范的函证模板,避免信息疏漏。


   03  扫码跟进函证轨迹,精准及时

函证一经审批生效即生成唯一识别码。利用该识别码,可以快速跟进函证发函、回函、登记回函结果、归档的轨迹。

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(图:带条码和防伪水印的函证)

   04  快递一键速发,信息永久保留

与第三方快递系统集成,一键发函。系统定期自动下载快递记录,永久保存归档

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(图:接入快递接口的快递存档信息展示)

   05  引入自动化设备,简单便捷

系统集成扫描枪、高拍仪、扫描仪等设备,只需扫一下条码或者按一下按钮,系统即自动完成精准查找或照片资料存档等工作。

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(图:系统集成的自动化设备)

   06  大数据分析,一目了然

用大数据技术进行数据归集、数据分析和数据解释,为管理层和执行层提供实时数据和决策参考。

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(图:回函结果统计)

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(图:各项目发函、回函统计)


           典型用户


      天衡会计师事务所是一家拥有十多家分所,超过1000名专业人员的综合性会计师事务所。其函证中心系统于2018年11月起上线运行,实现了询证函收、发环节的集中管理和全过程函证控制。与之前的手工作业方式相比,工作效率和工作质量都得到明显提升,表现在:

    1. 使用函证模板,函证格式统一了;

    2. 不经手业务人员,由所里统一发送和接收函证,降低了流转过程中的函证控制风险;

    3. 收发函快递信息都汇总到系统,方便统一管理和查询(以前都是在业务人员自己手上);

    4. 集成顺丰,自动打印面单,一键下单,每天收发达四千份。